Microsoft SharePoint 2013 - Dokument Management System - Tipps und Tricks

SharePoint 2013 im Überblick

Microsoft SharePoint ist im Grunde auch ein Dokument Management System.
Denn der Anfang von SharePoint,
war ein reines Document collaboration and sharing application.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung der letzten Jahre,
hat viele neue Funktionen geschaffen,
Microsoft Office funktionen eingebunden oder verknüpft,
wie zum Beispiel den Outlook Calender.

Ein Vorteil von MS-SharePoint,
ist zum Beispiel, dass die internen Benutzer automatisch mit der Windows authentifizierung auch im SharePoint authorisiert sind.
Ein Form des SSO (Single Sign On)
iM SharePonit gibt es 3 main-authorisation-groups:
1. Owner
2. Member
3. Visitor

Der SharePoint Administrator hat noch viel mehr authorisierungs Möglichkeiten,
aber für den normalen Anwender reichen die 3 Gruppen völlig aus.

Der nächste wesentliche Vorteil ist das Dokument Management System
Mit Version Management (Version History), approval function, Alert aktivierung usw.

Version Management (Version History) MS-SharePoint 2013

Die aktivierung von Version Management,
muss vom OWNER auf den gesamter Folder oder App aktiviert werden.
Leider ist die Aktivierung für ein einzelnes Dokument nicht möglich.
Um die Einstellung zu aktivieren geht man wie folgt vor:

  • Site Contents > find app, klick at "..." > SETTING > Versioning settings
Dort kann man auch die Content Approval aktivieren,
wobei dann der Besitzer des Dokuments vor der Veröffentlichung (bzw. Nach der Änderung) gefragt wird,
ob die neue Version veröffentlich werden darf.

Sobald man die "Versioning settings" Einstellung aktiviert hat,
muss jedes öffnen/schließen eines Dokuments mit checkin/checkout bestätigt werden
um Änderungen vornehmen zu können.
Ansonsten hat man nur READ permission auf das Dokument.

Wenn man ein Dokument zur Bearbeitung ausgechecked hat (check-out),
und mit den Modifizierungen fertig ist,
muss man es also wieder einchecken (check-in).
Dabei wird man gefragt,
ob man eine Major oder Minor Versionsänderung speichern möchte?
  • Major bedeutet in dem Fall, Änderung der Versionnummer von 1.0 auf 2.0
  • Minor bedeutet in dem Fall, Änderung der Versionnummer von 1.0 auf 1.1
Danach kann man in der Versions History
die alten und neuen Versionen einsehen und gegebenfalls wieder herstellen.

Hat man vergessen ein Dokument ein zu checken (check-in),
kann man auch eine Discard-check-in oder Discard-check-out erzwingen.

Leider werden die Versionummer nicht durch die Grundeinstellungen angezeigt,
sondern man muss
die Anzeige der Versionsnummer explizit erst frei schalten:
In den Documents Folder rein gehen,
dann bei den 3 Pünkchen "Modify this view"
Und bei der "Version" checkbock ein Häckchen setzen.
Zusätzlich könnte man auch Modified-by auch noch aktivieren

Benutzer und Gruppen Authorisierung im MS-SharePoint 2013

Wie schon oben beschreiben,
gibt es die 3 Hauptgruppen Owner, Member und Visitor.

Um diese zu verwalten kann man über die Einstellungen (das Rädchen rechts oben in der Ecke),
dann auf Site Settings und schließlich auf People and Groups klicken.

Dort kann man sehen, welche Benutzer welcher Gruppe zugeordnet sind?

Der OWNER ist wie ein Andministrator, er darf am meisten
Die MEMBER können auch fast alles, sofern sie für die App, Documents oder Folder authorisiert sind
Die VISITOR können leider nicht viel (nur lesen), es sein denn, man gibt ihnen mehr Rechte.

Vererbung von Rechten, Benutzer und Gruppen (Permision Inheritance)

Das praktische im MS-SharePoint ist, das Vererben von Berechtigungen.
Hat man zum Beispiel einen Dokument Ordner mit individuellen authorisierungen erstellt
und legt dort einen Dokument oder App rein,
werden die Berechtigungen vom übergeordneten Objekt vererbt. (Permision Inheritance)

Falls man dies nicht wünscht,
muss man nach der Objekterstellung zunächst der gesamten Gruppe
die Berechtigungen entziehen (stop inheritance)
und dann individuelle permissions setzen.

Calendar Event v.s. Task in SharePoint

Ich habe ein bisschen herumgespielt um die wesentlichen Vorteile und Unterschiede
zwischen einem Calendar-Event und Task im MS-SharePoint 2013 heraus zu finden.

Das Calendar Event (new Item)
ist recht schnell beschrieben und ähnelt ziemlich genau dem
was wir auch vom MS-Office-Outlook schon kennen.

Ich kann für eine bestimmten Zeitraum ein Topic im Calendar anlegen,
in dem ich einfach einen Doppelklick auf einen Tag im Calendar mache
und noch weitere Einstellungen, Title, Description, start- end time etc. festlegen und Anhänge dazu machen. Aber das war's dann auch schon schon ...
Das Calendar Event (new Item) wird dann im Calendar angezeigt.

Ein Task in SharePoint ist schon viel mächtiger Mit einem Task kann man schon features vom MS-Project nutzen und Projekt Management betreiben.
Egal ob SCRUM oder klassischen Projekt Management,


Mit der TASK App lassen sich Aufgaben und Projekte oder Teilprojekte organisieren und planen.

Um einen neuen TASK anzulegen (zu erstellen), kann man am schnellsten über Site-Contents > add an App > gehen (select your Tasks Apps)
Zunächst gibt man dem Task einen Namen (Projektname)
Nach der Erstellung kann man den in der App-Liste auswählen,
und dort eine "new task" im Task erstellen,
dieser new Task benötigt mindestens einen Namen und man kann Details wie:
Start Date, Due Date, Assigned To, Complete Status in Percent, Description etc. eingeben.

Die Grundeinstellung fügt den neuen Task nicht automatisch zur Timeline on the Top dazu.
Hier geht man auch wieder zu den 3 Pünktchen und wählt "Add to timeline" aus.

Bei den 3 Pünktchen fällt gleich noch eine Funktion ins Auge "Create Subtask" Der Subtask ist also dem Haupttask untergeordnet,
und übernimmt die vom Haupttask Start- und End Dates (sofern diese angelegt waren).

Die Geschichte mit Haupt- und Subtask kann man so nun weiter führen,
bis man sein Projekt oder Aufgabe vollständig erfasst hat.

In der Task Übersicht wird mir jedoch etwas wenig Information angezeigt.
Daher klickt man am besten in der Hauptübersicht vom Task wieder auch die 3 Pünktchen und wählt "modify this view" aus
Da findet man neben der Sortierungsmöglichkeit
eine ganze Palette an Sachen zum anzeigen,

wie Beispielsweise:
Start Date, Complete Status, Description, Version und viele andere Infos zum anzeigen.

Gant Chart View

Wie ich schon erwähnt, hat diese TASK eine MS-Project Grundfunktion.
Dazu gehört natürlich auch der Gantt-Chart als Balkendiagram.
Womit man alle terminierten Projekt Zeiträume und Milestones sehen kann.
Hier kann ich auch die TASK und SUBTASK mit der Mouse per drag and drop verschieben,
falls die Reihenfolge geändert werden soll.

Papierkorb - Recyle Bin

Auch sehr praktisch von SharePoint ist die Papierkorb (Recyle Bin) funktion,
wie man es schon von Windows gewohnt ist.
Also gelöschte Objekte oder Apps kann man so bei Bedarf wieder herstellen.

Dazu einfach auf "Site Contents" gehen und rechts oben, findet man den Recyle-Bin button.
Im Papierkorb wird genau angezeigt, wer wann wo was gelöscht hat?
und kann wieder hergestellt werden (restore selection) oder komplett gelöscht werden (delete selection).


...so, jetzt muss ich da aber mal aufhören, (...es wurden über SharePoint schon dicke Bücher gefüllt...)
sonst werde ich mit dem Blog-Topic nie mehr fertig...
also "learning by doing" und einfach selbst die SharePoint funktionen entdecken!


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